5 sinais de que sua empresa deveria adotar de um serviço de GED

Uma das novas tendências tecnológicas é a digitalização de documentos. Com essa ferramenta, o armazenamento e a gestão dos arquivos são feitos de forma simplificada, mais segura e mais econômica. A questão é que a maioria das empresas ainda está presa na forma física do papel, já acostumadas a lidar com esses processos, e as vezes sequer percebem o tamanho do impacto de manter o gerenciamento de documentos apenas em papel.


É preciso, então, que gestores e administradores estejam atentos ao funcionamento da organização e aos avanços tecnológicos para perceber em que momento é preciso repensar os métodos e processos seguidos até aquele momento. Confira a seguir alguns sinais que evidenciam problemas e pontos que precisam ser melhorados na gestão de documentos da sua empresa.



1. Muito espaço físico é ocupado com arquivos

Sua empresa tem caixas e mais caixas empilhadas ou gaveteiros lotados de documentos, tornando esses espaços ociosos. Nada mais pode ser feito ali e mudanças provavelmente seriam muito trabalhosas. Em alguns casos, empresas precisam recorrer ao aluguel de espaços para armazenar todo seu acervo, gerando mais gastos operacionais. Liberar espaço físico pode ter grandes impactos no funcionamento e no orçamento geral.


2. Os documentos são de difícil acesso

Às vezes, devido à natureza do negócio, é normal que a organização tenha um acervo documental muito extenso. Escritórios de advocacia, clínicas, cartórios, instituições de ensino naturalmente precisam armazenar muito documentos por longos períodos. Contudo, se esses arquivos não estiverem devidamente organizados, achá-los em meio a tantas pastas e caixas pode ser uma tarefa trabalhosa e que vai custar mais tempo de trabalho que o necessário. Ter documentos a distância de um clique certamente facilita processos de rotina dentro da empresa e melhora a produtividade.


3. Há risco de perda ou destruição de arquivos

Se armazenar documentos é uma necessidade que não pode ser evitada, é preciso que ele seja feito da melhor forma. Danos da natureza, como alagamentos e enchentes, ou mesmo acidentes, como incêndios, podem destruir originais de arquivos irrecuperáveis. A própria ação do tempo e atmosfera nos papéis pode danificá-los. É sempre melhor garantir que o acervo esteja protegido com níveis rigorosos de cuidado e tenham um backup para qualquer eventualidade.


4. Documentos não podem ser consultados ao mesmo tempo

Uma versão física de um documento só pode estar em um lugar por vez. Já um documento digital pode ser acessado em diferentes locais, por diferentes pessoas simultaneamente, e assim facilitar a operação e a tomada de decisões. Não depender de uma versão física, que precisaria ser transportada, ou que poderia ficar estagnada na mesa de alguém que não teve tempo de olhá-la, pode otimizar tempo e o fluxo de serviço diário.


5. Fácil acesso a informações confidenciais

Estando armazenados em uma sala comum, é possível que qualquer pessoa tenha fácil acesso a documentos restritos e confidenciais. Para que a segurança seja controlada da melhor forma, ter os documentos organizados em uma rede digital pode ter acesso controlado. É possível ordenar níveis de acesso e controlar edições e alterações feitas em qualquer arquivo.


Estes são apenas alguns aspectos que podem ser facilmente observados no dia a dia de uma organização e que refletirão a necessidade de optar pela Gestão Eletrônica de Documentos.




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