Quando se trata de gerenciar documentos e conteúdo empresarial, duas siglas são comumente mencionadas: GED e ECM. Embora ambas estejam relacionadas à gestão eficiente de informações, é importante entender as diferenças entre elas. Neste artigo, vamos explorar o que é GED e ECM, destacando suas características distintas e como cada uma pode beneficiar sua empresa.
GED (Gestão Eletrônica de Documentos) - A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) refere-se ao conjunto de processos e tecnologias utilizados para gerenciar documentos de forma eletrônica. O GED abrange atividades como digitalização, armazenamento, organização, recuperação e compartilhamento de documentos. Sua principal finalidade é substituir o uso de documentos em papel por versões digitais, proporcionando maior agilidade, eficiência e economia de espaço físico. Com a implementação de um sistema de GED, as empresas podem reduzir a dependência de arquivos físicos, eliminar a duplicação de documentos e melhorar o acesso e a segurança das informações.
ECM (Enterprise Content Management) - Por outro lado, o Enterprise Content Management (ECM) é um termo mais abrangente que engloba uma abordagem mais estratégica para gerenciar todo o conteúdo e informações empresariais de uma organização. O ECM vai além da gestão de documentos e abrange o controle de informações em diversos formatos, incluindo documentos, registros, e-mails, mídias sociais e dados não estruturados. Além do armazenamento e recuperação de informações, o ECM também envolve aspectos como colaboração, fluxo de trabalho, governança e conformidade. O objetivo do ECM é fornecer uma visão abrangente e centralizada de todas as informações corporativas, garantindo a conformidade com regulamentações e facilitando a colaboração entre departamentos.
Diferenças entre GED e ECM:
A principal diferença entre GED e ECM está na abrangência e no escopo de atuação. O GED concentra-se principalmente na gestão eletrônica de documentos, enquanto o ECM abrange uma variedade de conteúdos e informações empresariais, além de englobar processos mais amplos relacionados ao gerenciamento de todo o ciclo de vida desses conteúdos.
Qual escolher para sua empresa?
A escolha entre GED e ECM dependerá das necessidades e do tamanho da sua empresa, bem como dos objetivos específicos de gestão de informações. Para empresas que buscam uma solução mais focada na gestão de documentos, o GED pode ser a opção ideal. Já para organizações que precisam gerenciar uma variedade de conteúdos e informações empresariais de forma estratégica, o ECM oferece uma abordagem mais abrangente.
Conclusão:
GED e ECM são abordagens distintas para o gerenciamento de documentos e conteúdo empresarial. Enquanto o GED concentra-se na gestão eletrônica de documentos, o ECM vai além, abrangendo diversos tipos de conteúdos e processos relacionados à gestão de informações corporativas. Ao entender essas diferenças, você poderá escolher a solução mais adequada para atender às necessidades da sua empresa, aproveitando os benefícios de uma gestão eficiente de documentos e conteúdos empresariais.