As atividades rotineiras de uma empresa podem ser responsáveis por grande parte dos custos recorrentes. Por serem repetidas tantas vezes, algumas ações se tornam mecanizadas e as pessoas param de pensar antes de realizá-las. Um ótimo exemplo disso é a impressão de documentos. Aparentemente inofensiva, a impressão desnecessária e, consequentemente, o descarte imediato acabam refletindo em altos custos com suprimentos e impactam negativamente no meio-ambiente.
É nesse momento que um software de bilhetagem de impressão pode ajudar no gerenciamento dos custos da empresa. Buscando o uso adequado das impressoras, é possível identificar aspectos como os equipamentos mais usados e o volume de impressão, total e por departamentos, e assim realizar ajustes para a melhor gestão de custos.
O serviço de bilhetagem é normalmente oferecido em projetos de outsourcing de impressão por ser uma ótima ferramenta para a redução de gastos. Entender o funcionamento do parque gráfico e o modo que os funcionários o utilizam permite que o gestor da área saiba quais custos são de fato necessários para a operação, e quais são desperdício. Tendo esse panorama em mente, é possível criar estratégias para estimular o uso consciente e economizar. Não podemos esquecer ainda o bônus de gerar menos lixo na natureza.
COMO A BILHETAGEM PODE AJUDAR A REDUZIR CUSTOS?
Depois de avaliar o uso dos equipamentos de impressão, podemos adotar algumas medidas para economizar:
- Reeducar usuários para o uso responsável das impressora;
- Criar cotas de impressão por usuário ou departamento;
- Instalar módulos de autorização de impressão com biometria ou crachá, para que que o usuário precise ir até o equipamento liberar o documento;
- Criar centros de custos, determinando em que departamento o custo deve ser alocado;
- Configurar equipamentos preferencialmente para impressões monocromáticas e duplex;
Os softwares de bilhetagem de impressão podem ajudar gestores e administradores a melhorar os processos internos da empresa, garantindo redução do impacto ambiental e economia para sua empresa. Alinhado com a solução de outsourcing de impressão é possível ainda alcançar outros benefícios como redução de custo e preocupação com manutenção, liberação de capital para outros projetos e economia com insumos e suprimentos.
