Documentos são parte inerente de qualquer organização. Contratos, orçamentos, planilhas, registros e vários outros tipos de arquivos precisam ser armazenados e mantidos por questões legais e de funcionamento, alguns com período de validade e outros por tempo indeterminado. E, assim, são acumuladas caixas e mais caixas de papéis que ao longo dos anos passam a ocupar muito espaço físico e até mesmo dificultam a busca por determinado documento. Segundo a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) os documentos ativos de uma empresa aumentam cerca de 25% ao ano.
Essa pode parecer uma situação daquelas que não temos como fugir, e só resta aceitar, afinal, todos precisam guardar documentos. Mas isso não precisa ser um problema para sua empresa. Saber como otimizar o processo de armazenamento e busca de arquivos pode ser crucial para simplificar e agilizar o funcionamento rotineiro da organização, e a melhor ferramenta para isso é adotar uma solução de GED. Ainda não sabe o que é GED? Veja a seguir como essa ferramenta funciona e os benefícios que ela traz para sua empresa.
O que é GED?
A sigla GED significa Gestão Eletrônica de Documentos - ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é a tecnologia que permite criar, coletar, armazenar, compartilhar e recuperar as informações contidas em documentos de forma prática e rápida. Normalmente disponível via navegador de web, o acervo fica organizado on-line e disponível para acesso dos usuários a distância de alguns cliques, e sem ocupar salas e prateleiras.
Quem pode adotar a ferramenta de GED?
Qualquer tipo de empresa e organização de qualquer setor, seja pequena média ou grande, pode utilizar o GED já que o único requisito para considerá-la uma ferramenta útil é ter documentos armazenados! Ou seja, escolas, hospitais, empresas privadas, órgãos públicos podem simplificar e aperfeiçoar o gerenciamento de seus arquivos, otimizando a armazenagem e o acesso dos documentos. Chega de ocupar funcionários e gastar tempo arquivando ou procurando papéis. Não há também nenhuma restrição de setores para utilização do GED, e setores como RH, Comercial, T.I., Contabilidade podem se beneficiar da tecnologia.
Quais são os benefícios do GED?
- Liberação de espaço físico;
- Melhor organização do patrimônio documental;
- Facilidade de busca e recuperação de documentos;
- Controle de acesso;
- Eliminação de riscos de deterioração e estragos por mau armazenamento;
- Validação e assinatura digital;
- Aumento de produtividade;
- Transparência nos processos administrativos;
- Resultados da Gestão Eletrônica de Documentos
Depois de digitalizar, catalogar e organizar o acervo no software de gerenciamento, determinando a qual departamento ele está relacionado e quem tem acesso a ele é muito mais fácil buscar qualquer documento. Você poderá saber quem o acessou e quais alterações foram feitas, garantindo também a segurança das informações. As soluções em Gestão Eletrônica de Documentos são mais um exemplo de como a tecnologia pode ser uma ótima aliada para o funcionamento das empresas.
