Impressoras multifuncionais são parte do funcionamento de praticamente todas as empresas. Apesar de ser um item tão comum no dia a dia, a implantação e a manutenção destes aparelhos podem demandar bastante tempo e recursos do setor responsável por eles. Aquisições, trocas de toners, atolamento de papel, problemas de hardware, ou qualquer outro erro de funcionamento corriqueiro pode significar um problema em larga escala quando não se trata de uma impressora e sim, 50, 100 ou até mais. Uma estratégia adotada pelas empresas para contornar essa situação é o Outsourcing de impressão.
Mas, o que é outsourcing?
Outsourcing é a prática de contratar uma empresa especializada para gerir um setor ou atividade em vez de fazê-lo internamente. Isto é, no geral, esse processo está ligado a terceirização de atividades estratégicas e sua implantação impacta diretamente em fatores como: a redução de custos operacionais, a economia de insumos, a desburocratização de processos operacionais e a maior disponibilidade de recursos para a atividade-fim da organização. Não precisando se preocupar com atividades secundárias, os gestores terão mais tempo e recursos para aplicar no desenvolvimento estratégico da empresa.
Como funciona o Outsourcing de Impressão?
O Outsourcing de Impressão é a terceirização da operação de todo parque gráfico e processos de impressão de uma empresa. Essa solução pode ser implantada em qualquer segmento corporativo, escritórios, instituições de ensino ou na área da saúde, de qualquer porte. A empresa contratada fica, então, responsável pela instalação dos equipamentos, treinamento dos usuários e manutenção geral dos aparelhos, ou seja, não é mais necessário que a contratante se preocupe com nenhum aspecto de impressão. É muito comum que o Outsourcing de Impressão seja tratado como sinônimo de locação de impressoras, mas não é exatamente assim. Algumas diferenças entre os dois são bastante relevantes. Confira!
Outsourcing de Impressão X Locação de Impressoras
Apesar de serem processos similares podemos dizer que a locação de impressoras funciona de forma mais rasa que o outsourcing. Normalmente, trata-se do aluguel dos equipamentos simplesmente, incluindo apenas suprimentos como papel, cartuchos e toners e manutenção. Sem muitas opções para o cliente, esta é uma opção prática para quem procura economizar com insumos e aquisição de máquinas.
Já o Outsourcing de Impressão contempla muito mais que apenas as impressoras e multifuncionais em si; a ideia central da solução é gerenciar o parque de impressões como um todo. Dispondo de mais possibilidades, a empresa contratada para o projeto de outsourcing realiza um estudo da estrutura da organização para entender quais são suas necessidades quanto a equipamentos, quantidade e tipo de impressões e funcionalidades extras que podem ser adicionadas.
Algumas funcionalidades extras são:
Bilhetagem de Impressão: A aplicação instalada no equipamento permite identificar e contabilizar o que é impresso. Os gestores do setor responsável pelo parque gráfico podem saber o que foi impresso, em qual quantidade e por quem e, assim, reduzir o desperdício. Com softwares de gerenciamento de impressão, é possível, por exemplo, reduzir o volume de material impresso, monitorar o consumo de suprimentos e delimitar cotas de impressão por usuário ou setor. Desta forma, além de reduzir custos, a empresa promove o uso consciente dos equipamentos e minimiza o impacto ambiental causado pelo desperdício do uso desregulado.
Impressão Segura: O software de controle de impressão exige que, ao solicitar um documento, o usuário precise ir até o equipamento para autorizar a impressão com seu crachá ou biometria. A exigência de uma chave de acesso presencial para liberação dos impressos diminui o extravio e o esquecimento de documentos que podem conter informações confidenciais nas bandejas de saída, e reduz também impressões desnecessárias.
Monitoramento Remoto: Impressoras multifuncionais profissionais têm embutido em seu sistema um contador de níveis de consumíveis – papel, toner e peças, mas esses números são acessados diretamente nos aparelhos. O diferencial do monitoramento remoto está na possibilidade de a empresa responsável pelo outsourcing acompanhar em tempo real o painel de níveis das máquinas e conseguir programar proativamente trocas, manutenções e reposição de estoque.
Muito mais do que equipamentos
A possibilidade de customizar todo o projeto de acordo com a necessidade e a realidade de cada cliente, e de abranger outros aspectos além de apenas os equipamentos em si são os grandes diferenciais do Outsourcing de Impressão. Ou seja, não se trata apenas da locação das impressoras, e sim, criar um projeto de gestão completa do parque gráfico de uma empresa, implantando equipamentos modernos, garantindo sua manutenção e, indo além, trazendo tecnologias que impactam diretamente no aumento da produtividade, redução de custos e na eficiência geral dos processos de impressão.